Banal, aber essentiell: Standardprozesse für mehr Respekt im Onboarding

Ein kräftezehrendes Onboarding. 

Ich begann meine professionelle Karriere im Alter von 25 Jahren mit einem Traineeprogramm. Ich war sehr ehrgeizig, wollte mir selbst und der Welt beweisen was ich kann, war bereit mein Bestes zu geben und bis zum Anschlag motiviert. Mein erster Termin am ersten Tag war bei der Personalabteilung, die Formalitäten waren schnell erledigt, an einem Wort jedoch blieben meine Gedanken hängen: „Nachwuchsführungskraft“ sollte ich werden. So hatte es der Personalmitarbeiter mir gegenüber bezeichnet. Ich war sehr stolz, wurde ich doch für eine der damals heiß begehrten Stellen eines Traineeprogramms eingestellt. Nach der Einweisung der Personalabteilung fuhr ich zum Büro meines ersten „Steps“. Das Traineeprogramm bestand aus Teilabschnitten so genannte Steps, die 2-3 Monate dauerten. Insgesamt hatte man so Zeit jede Abteilung des Unternehmens kennenzulernen, kleine Projekte zu bearbeiten, Einblick in das Tagesgeschäft zu bekommen, bis man in einer passenden Abteilung eine feste Stelle gefunden hatte. 

Also klopfte ich vorsichtig an der Türe meiner ersten Chefin. Keine Reaktion. Ich klopfte nochmal, dieses Mal etwas fester. Wieder keine Reaktion. Mein Herz sank in die Kniekehlen. Ich öffnete vorsichtig und schüchtern die Türe. Das Büro war leer. Vom Nebenzimmer aus war jemand auf mich und mein Suchen aufmerksam geworden. Ein Mitarbeiter der Abteilung wunderte sich über den unbekannten Besuch. Ich stellte mich kurz vor und beschrieb mein Anliegen, ich solle ab heute die Abteilung unterstützen und das für die kommenden Monate. Er war sehr irritiert, wusste von keinem Neuankömmling und fragte kurz seine Kollegen, niemand wusste etwas. Ich kam mir vor wie bestellt und nicht abgeholt. Der Mitarbeiter war nicht viel älter als ich, Mitte zwanzig und bot mir sofort das Du an. Ein kleiner Lichtblick. Er war freundlich, nett und sehr bemüht. „Setz dich erst einmal hier hin. Unser Azubi ist heute nicht da, da kannst du erst einmal sitzen.“ Er gab mir kleine Aufgaben zum Abtippen, danach sollte ich den Newsletter Korrektur lesen. Ich fühlte mich überflüssig und war zudem sehr enttäuscht. Ich wollte doch Nachwuchsführungskraft werden, die Welt verändern, an wichtigen Projekten mitarbeiten, einen wertvollen Beitrag für das Unternehmen leisten.

 

Fehlende Strukturen kosten Zeit und Kraft. 

Nach ein paar Tagen erfuhr ich, dass die Vorgesetzte im Urlaub war und scheinbar vergessen hatte Bescheid zu sagen. Hinzu kam eine Erkrankung nach ihrem Urlaub, so dass es entsprechend länger dauerte, bis ich einen direkten Ansprechpartner hatte. So verbrachte ich die erste Zeit: Alle paar Tage saß ich an einem anderen Schreibtisch, je nachdem ob gerade jemand im Urlaub, krank oder nicht anwesend war.  Irgendwo auf oder neben der Schreibtischunterlage suchte ich oder auch Kollegen nach dem Login des Rechners. Da jeder Rechner etwas anders konfiguriert war dauerte die Suche nach entsprechenden Programmen auch entsprechend lang. Manchmal musste auch jemand von der IT Abteilung vorbeikommen und etwas installieren. Wertvolle Zeit verstrich ehe ich überhaupt anfangen konnte produktiv zu sein.

 

Ich hatte erwartet irgendjemand würde mich unter seine Fittiche nehmen, mir erklären was man da so tat in dieser Abteilung und warum, mir den gewünschten Einblick in Unternehmensprozesse gewähren. Meine Haupttätigkeiten waren: Excel Listen erstellen, korrigieren, Produkte im System anlegen, Listen abhaken und Rechtschreibkorrekturen. 

Nicht, dass ich mich vor einfachen Arbeiten gescheut hätte, nur willkommen fühlte ich mich nicht gerade. Eher wie ein Störenfried, da sich fast jeden Tag ein neues Problem für meine Kollegen ergab: Wo könnte ich sitzen? Mit welchem Rechner könnte ich arbeiten? Was könne man mir wohl zu arbeiten geben? Am liebsten wäre ich im Erdboden verschwunden. Alle waren sehr bemüht doch kaum jemand wusste mit der Situation umzugehen, dabei war ich hochmotiviert, fast Tag und Nacht leistungsbereit und ich wollte beweisen was ich kann. 

Ich habe in dieser Firma mehrere Stellen angetreten. Die Situation an den ersten Tagen blieb bis auf eine Ausnahme immer die Gleiche. Entweder wir suchten am ersten Tag einen Platz oder ich musste erst einmal den Schreibtisch von den Hinterlassenschaften des Vorgängers bereinigen. Das änderte sich auch nicht als ich ein paar Jahre später stellvertretende Geschäftsführerin einer Tochtergesellschaft wurde. Schreibtisch, Telefon, Rechner, ich wusste alle Telefonnummern zu den entsprechenden Stellen auswendig, um mich um meinen Umzug rechtzeitig selbst zu kümmern oder gegebenenfalls schnell Hilfe zu holen. Ähnlich verhielt es sich mit Informationen, die man eigentlich dringend für seine Arbeit gebraucht hätte. Nur wer den Kollegen auf die Nerven ging, schnell die informellen Strukturen durchschaute, sich lieb Kind machte, relevante Besprechungen ausmachte, sich dazu irgendwie Zugang verschaffte erfuhr etwas über laufende Projekte. Diese Informationen waren essenziell, um mitdiskutieren und mitgestalten zu können, ja einfach eine gute Leistung abliefern zu können. Ich habe schnell gelernt mich innerhalb dieser Strukturen zu bewegen, an interessante Projekte zu kommen und mich bekannt zu machen. Doch in genau dieses Erfordernis steckte ich auch viel Energie.

 

Endlich willkommen. 

Fast sechs Jahre später wechselte ich zu einem anderen Unternehmen. Ein paar Stunden nach meiner Zusage zum neuen Job erhielt ich eine E-Mail mit dem Betreff: „Herzlich Willkommen bei uns“. Es ging weiter: „…wir freuen uns sehr, dass du unser Vertragsangebot angenommen hast…“. Ein Schauer lief über meinen Rücken und ein warmes Gefühl machte sich in meiner Magengegend breit: Ich war willkommen…endlich. Jemand freute sich schon jetzt auf mich. Wie gut das tat nach all dem Kämpfen und Rennen um Ressourcen, um Selbstverständlichkeiten. 

Zirka drei Wochen vor meinem ersten Arbeitstag erhielt ich einen Einarbeitungsplan, erstellt und übersandt von meinem neuen Chef. Er enthielt genaue Informationen über meine Tätigkeiten, wichtige Programme, Namen von relevanten Ansprechpartnern, der Grund der Zusammenarbeit, mögliche Fragen, die ich stellen könne und dem Hinweis, dass sie nur auf einen Termin von mir warten. Was für eine Erlösung. Da warten eine Menge Kollegen nur auf einen Termin von mir, um mir zu erklären was sie tun, wie wir zusammenarbeiten und welche Projekte aktuell sind. Die ersten zwei Wochen meiner Zeit waren damit schon so gut wie geplant. Ich war sofort mittendrin. Aber noch wichtiger war: alles was ich für meine Arbeit brauchte wurde von alleine zur Verfügung gestellt, als sei es das Natürlichste der Welt. Sollte es vielleicht auch sein, doch ich kannte das nicht. Ich fühle mich einfach nur willkommen und höher motiviert denn je. Ein fantastisches Gefühl!

An meinem ersten Tag stand alles bereit: der Platz an dem ich arbeiten sollte, ein Telefon, in das bereits mein Name eingespeichert war, ein Laptop, ich musste lediglich meinen Login bei der IT Abteilung abholen, alles andere war bereits freigeschaltet. Ich konnte es gar nicht glauben. Alle Kollegen um mich herum waren freundlich, offen und immer auskunftsbereit. Ich war einfach nur glücklich und wusste die richtige Entscheidung getroffen zu haben: Ich war willkommen, wurde offen und freundlich aufgenommen und konnte sofort durchstarten. Ich hatte richtig Lust loszulegen, fuhr jeden Morgen ganz gespannt und voller Vorfreude ins Büro.

 

Die Details machen den Unterschied. 

Unternehmen mit professionellen Personalmanagement- und Führungsstrukturen haben längst erkannt: nur gut ausgestattete Mitarbeiter, die sich in ihrer Umgebung wohl fühlen können gute Leistung oder gar Spitzenleistungen erbringen und nutzen dies. Durch meinen damaligen Arbeitgeberwechsel habe ich sehr direkt erlebt wie gewaltig sich Gefühle von willkommen sein, gesehen und wertgeschätzt werden auf Motivation und Leistungsbereitschaft auswirken können. 

Jeder Vorgesetzte kann nur so gut sein wie seine Mitarbeiter. 

Je schneller ein Mitarbeiter produktiv wird, umso schneller kann er auch seinen Chef entlasten. Führungsqualität drückt sich in diesen kleinen Details aus, die dem Mitarbeiter signalisieren: „Du, bist mir nicht egal. Ich habe mich in deine Lage versetzt, mir überlegt was du brauchst um gut und schnell deine Rolle einnehmen zu können.“ Im Grunde ist jede Führungskraft auch eine Art „Diener“ seiner Mitarbeiter. 

 

 

Wir sind alle Menschen.  

Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Kollegen, Mitarbeiter, Chefs oder Geschäftspartner handelt. Wir alle sind Menschen und damit emotionale Wesen auf der Suche nach Wertschätzung und Anerkennung unserer selbst. Jeder ist aufgeregt an einem ersten Tag und will sein Bestes beweisen, zeigen was er kann, in die neue Gruppe aufgenommen werden. Er macht sich auf viel Neues zu lernen. Sich in eine neue Materie, ein neues Umfeld einzuarbeiten erzeugt viel Unsicherheit, unser Gehirn muss viel dazu lernen,  darin sind wir alle gleich und bedürfen der gleichen Unterstützung. 

Aber nicht nur Vorgesetzte in ihrer Führungsrolle sind gefragt. Im Grunde ist jeder gefragt. Doch häufig gilt es fest, bisweilen fest verankerte Glaubenssätze zu überwinden. Viele Menschen scheinen zu denken, dass mit immer höherem Aufstieg in der Hierarchie auch immer weniger Unterstützung gebraucht wird. Aber auch Vorgesetzte, Direktoren, Vorstände und Geschäftsführer sind Menschen und freuen sich über eine Rückmeldung und Zusammenhalt. Einen Vorgesetzten oder Kollegen während einer schwierigen Präsentation mit einem aufmunternden Lächeln oder bejahenden Nicken zu unterstützen mag eine kleine Geste sein, doch sie zeugt von Wertschätzung und signalisiert: „Ich sehe dich in diesem schwierigen Moment, den du gerade meisterst und unterstütze dich.“ Für Ihren Vorgesetzten oder Kollegen ist dies von unschätzbarem Wert und er wird es Ihnen danken. Gesten erzeugen einen kleinen Moment von zwischenmenschlicher Wärme, die in unserer hektischen, automatisierten Welt immer seltener zu werden scheinen. Dabei sind es gerade diese ehrlichen Momente, die uns emotional nähren, die wir Menschen dringend brauchen, um uns in unserer Umgebung wohlzufühlen, für die wir jeden Morgen gerne aufstehen. 

 

Verbindliche Prozesse stärken das Wohlbefinden. 

Aber nicht alle Menschen haben ein natürliches Gespür für andere Menschen, sehen diese Details und können entsprechend reagieren. Ihnen können definierte Strukturen und Prozesse Orientierung geben. Hier sind Firmenlenker und Führungskräfte gefragt. Sie können Prozesse definieren, die zum Beispiel sicherstellen, dass ein neuer Mitarbeiter entsprechend empfangen wird. Sie können messen wie viele neue Mitarbeiter einen Einarbeitungsplan erhalten, sie können Begrüßungstexte standardisierten, Sie können Checklisten für alle Führungsprozesse aufstellen und deren Abarbeitung durch eine dritte Stelle nachhalten. Auch fallen im hektischen Büroalltag die vielen kleinen, aber emotionalen Details oft unter den Tisch. Hier ist es hilfreich wenn eine dritte Stelle daran erinnert und die Einhaltung sicherstellt. Die Einhaltung vordefinierter Führungsprozesse kann ein wichtiger Beitrag hin zu einer gesünderen und produktiveren weil wertschätzenderen Unternehmenskultur sein.

 

Empathie wird zur Kernkompetenz der modernen Führungskraft. 

Letztlich sind meine persönlichen Erfahrungen Beispiele dafür, wie ausschlaggebend es ist, dass sich die Menschen im Unternehmen wohlfühlen, sich willkommen fühlen und zwar von Anfang an. 

Ein Mensch, der eine neue Aufgabe vor allem in einer ihm unbekannten Firma antritt befindet sich automatisch in der schwächeren Lage. Er kennt sich in der Organisation nicht aus, weiß nicht wie sie funktioniert, hat meist keinen vertrauten Kreis von Kollegen um sich herum, möchte in der Hierarchie seinen Platz finden, anerkannt und aufgenommen werden. Eine Möglichkeit mit diesem Machtgefälle umzugehen wäre es, die eigene stärkere Position ausnutzen, den anderen spüren lassen, dass er in der schwächeren Lage ist und das kurzfristige Gefühl der Überlegenheit auskosten und sich selbst vermeintlich stärker fühlen. Jedoch schwächt das den anderen Menschen zusätzlich, schadet seiner Produktivität und damit dem unternehmerischen Ziel. Ungewohntes Terrain, seien es neue Menschen oder Technologien verursachen in der Regel Angst und Unsicherheit. Unser Gehirn muss erst einmal lernen damit umzugehen, bis eine gewisse Routine entstanden ist. Die Frage ist mit welcher Haltung ich Angst und Unsicherheit begegne. Akzeptiere ich sie als Teil des Menschseins, auch in einer professionellen Rolle und finde einen Weg damit umzugehen? Oder erlaube ich diese Gefühle erst gar nicht, weder bei mir noch bei anderen, lehne Menschen bei denen ich Unsicherheit beobachte ab, schreibe ihnen Schwäche und mangelnde Kompetenz zu, nehme sie weniger Ernst, gehe ihnen vielleicht sogar aus dem Weg? Die Angst unsicher, ungeschickt, unwissend oder gar schwach auszusehen ist einer der häufigsten Gründe, die Menschen daran hindern sich mit Neuem auseinanderzusetzen. Ohne Fehler gibt es kein Lernen, keine Weiterentwicklung. Angst, Unsicherheit und Fehler zuzulassen unterstützt eine Kultur des stetigen Lernens und diese unerlässlich für die Weiterentwicklung eines Unternehmens und gerade für ein Unternehmen in der heutigen Zeit. Denn Sie erinnern sich: Disruptiver Wandel und so… 

Eine der wichtigsten Kernkompetenzen für Unternehmen und Menschen in unserer Zeit ist es daher aktiv, produktiv und empathisch mit Neuerungen umzugehen, genau abzuwägen was Sinn macht, was erfolgreich und zielführend ist und dabei sehr genau hinzusehen was wir da eigentlich tun. Wir leben in einer unglaublich spannenden Zeit. Sie ist geprägt von sehr vielen Innovationen, die große Teile unseres Lebens transformieren. Es gibt keinen Weg zurück.

 

Wie denken Sie darüber? 

Wie ging oder geht es Ihnen in den beschriebenen Situationen?

Oder wie geht es Ihnen generell, wenn Sie auf Neues treffen? 

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